Assistante de Direction - Lomé

Poste proposé : Assistante de Direction - Lomé

Nous sommes à la recherche d'uneAssistante de Direction pour un stage pré-embauche.

Objectif du poste

Optimiser l’efficacité opérationnelle du Directeur Général en assurant une gestion rigoureuse de son temps, une coordination fluide des activités et un suivi fiable des priorités stratégiques, afin de permettre une prise de décision rapide et éclairée.

Mission principale

Assister le Directeur Général dans la gestion quotidienne de ses activités, tout en se formant aux techniques d’organisation, de gestion administrative et de coordination des tâches de direction.

Responsabilités

Ses missions incluent :

1. Assistance administrative et organisationnelle

• Aider à la gestion de l’agenda du Directeur Général (planification, priorisation des rendez-vous)
• Organiser les réunions, déplacements et événements professionnels
• Assurer le traitement, le tri et le suivi des courriers et emails
• Contribuer à la rédaction et mise en forme de documents simples

2. Gestion Financière et Comptable (Support)

• Traitement des Pièces Comptables :
• Saisir et classer les factures fournisseurs et clients dans le CRM DOLI+.
• Transmission des factures clients et recouvrement selon la procédure JAXE
• Enregistrement des notes de frais : Collecter, vérifier la conformité, enregistrer informatiquement les notes de frais du personnel, et les préparer pour le remboursement.

3. Coordination et suivi des activités (sous supervision)

• Assurer le suivi des dossiers en cours et relancer les interlocuteurs internes/externes ou clients
• Centraliser les informations clés et produire des reportings réguliers

4. Communication et interface

• Servir d’interface entre le DG et les différents services/partenaires
• Accueillir et orienter les interlocuteurs (physiques et téléphoniques)
• Participer à la bonne circulation de l’information

6. Appui stratégique

• Participer à la préparation des réunions de direction (ordre du jour, supports, comptes rendus)
• Contribuer à la préparation de dossiers stratégiques
• Observer et proposer des améliorations organisationnelles

Objectifs pédagogiques du stage

À la fin du stage, la stagiaire devra être capable de :

• Comprendre l’organisation de la direction générale de JAXE
• Gérer un agenda et des priorités simples
• Rédiger et structurer des documents administratifs de base
• Assurer un suivi rigoureux de dossiers partenaires ou clients
• Développer rigueur, discrétion et sens de l’organisation

Profil recherché pour le poste : Assistante de Direction - Lomé

Compétences et qualités requises

• Maîtrise de base des outils bureautiques (Word, Excel)
• Bonne expression écrite et orale
• Sens de l’organisation

Qualités personnelles

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Motivation et envie d’apprendre
• Rigueur, sens du détail et discipline
• Bonne présentation et attitude professionnelle
• Excellent relationnel
• Réactivité et proactivité

Profil recherché

Formation

• Bac +2 à Bac +3 en Assistanat de direction, Gestion, Administration ou équivalent

Conditions de stage

• Stage encadré avec accompagnement de la direction
• Possibilité d’évolution vers une embauche selon performance
• Durée 6 mois
• Lieu : Siège de JAXE COMMUNICATION et déplacements fréquents
• Horaires : 8h30 à 18h

Critères de l´annonce pour le poste : Assistante de Direction - Lomé

• Métier : Marketing, communication - Secrétariat, assistanat - Télémarketing, téléassistance
• Secteur d´activité : Informatique, SSII, Internet - Marketing, communication, médias - Services autres
• Type de contrat : Stage
• Région : Lomé
• Ville : Lomé
• Travail à distance : Non
• Niveau d'expérience : Etudiant, jeune diplômé - Débutant < 2 ans - Expérience entre 2 ans et 5 ans
• Niveau d'études : Qualification avant bac - Bac - Bac+1 - Bac+2
• Langues exigées : français > bon niveau
• Nombre de poste(s) : 3
• Management d'équipe : Non